華やかだけど実は働きマン!秘書の仕事内容

効率良く動くためのスケジュール管理

秘書には企業秘書や医療秘書、法律秘書や政治秘書など様々な秘書が存在します。持っている能力や経験によって派遣される場所は異なりますが、行う仕事はほとんど同じです。派遣先によって仕事内容は異なりますが、上司が円滑に仕事ができるようサポートするのが秘書の役割です。その中でも上司のスケジュール管理は、とても重要な仕事です。効率良くスケジュールを組むだけでなく、旅券や宿泊施設の手配も全て秘書が行います。

電話やメールなどの対応

上司宛てに届いた電話やメールの一次受付は秘書が対応します。上司に通した方が良いものは報告しますが、必要性が低いものは秘書が対応するため、素早い判断が必要になります。

情報管理とファイリング

忙しい上司に代わってタイムリーな情報は全て秘書が集めます。また仕事で必要だと予測されるものは、資料作りやファイリングをするなどして準備します。

仕事をしやすい環境を作る

上司が仕事に集中できるよう、机や備品の配置、空調など常に気を配ります。居心地の良い空間づくりが仕事の能率アップへと繋がります。

自然と身に付くスキル

一般の秘書であれば通常の能力があるなら誰でも務まります。けれども経営陣などの秘書になると、より高いレベルが要求されます。それは同時に秘書スキルもアップさせることができます。身に付けることができるのはコミュニケーション力や英語力、情報処理能力などです。コミュニケーション力は上司の人間関係を繋ぐ時に役立ち、英語力は海外の担当者と上司のパイプ役をする時に役立ちます。また情報処理能力が高くなるとミスが無くなり上司からの信頼も高くなります。

航空券の手配やホテルの予約、スケジュール管理を行うなら秘書の派遣があります。的確な判断で業務をサポートします。